Como Integrar sistemas e automatizar processos?

O maior desafio do gestor de hoje é conseguir acompanhar e controlar todos os dados gerados em seu negócio, por isso a integração de sistemas e automação de processos é essencial para que o gestor tenha uma visão completa e com números confiáveis.

Para realizar essa mudança no seu negócio, você irá enfrentar duas grandes barreiras;

  • Tecnológica – escolha do sistema, setup, manutenção e atualização.
  • Humana – capacitação e mudança da cultura.


Neste artigo vamos falar das dores em projetos de integração de sistemas e automação de processos, como elas podem destruir todo seu esforço e como mitigá-las, bora lá!

Alinhamento e Comunhão

O alinhamento com a liderança é a base para se iniciar o planejamento deste projeto. Cada líder é o detentor do conhecimento de cada área, onde se inicia e termina cada processo, onde estão os gargalos, além de possuir insights para melhorar cada etapa.

A comunhão vem no sentido de realizar algo em comum em sintonia, o que é peça fundamental na hora de construir novos processos integrados.

Tecnologia e Setup

Após o alinhamento e desenho dos nossos processos e automações é hora de escolher qual sistema é o ideal para seu negócio. Neste momento é importante ter um especialista dando apoio na escolha e no setup. Esse Especialista será o responsável por identificar as necessidades e apresentar o sistema que se encaixa melhor em seu negócio, além de realizar toda a sua instalação e apoiar no treinamento.

Defina um budget para este investimento, desta forma já podemos eliminar diversas opções.
Liste todas as funcionalidades que são essenciais e quais são opcionais para que o desenho dos processos funcione.

Treinamento e Transição

Este é o momento de formar nossas equipes e migrar a operação. Separe mais de um momento para treinar, tirar dúvidas de todos e rodar o novo sistema. Além de treinar é preciso formar guardiões dos novos processos, essas pessoas são peças chave para dar certo as mudanças, pois em todo ambiente em transição existem pessoas que querem manter o antigo e podem até mesmo sabotar o novo sistema, influenciar de maneira negativa outros colaboradores, desta forma os guardiões são os defensores, eles irão monitorar os novos processos, tirar dúvidas e trazer insights para melhorias.

Controle e Boas Práticas

Depois de planejar, montar os novos processos e automação treinar todo mundo, ainda falta a parte mais importante, verificar se todo o esforço até aqui está trazendo os retorno esperado.

Controlar agora é algo mais simples, uma vez que todos os processos estão mapeados e dentro de um sistema integrado;

  • Construa Dashboards definindo os pontos mais importante que devem ser acompanhados
  • Defina uma periodicidade para fazer reuniões onde serão apresentados os resultados
  • Modele novamente seus processos e automações, lapidando e melhorando continuamente
  • Revisite metas e objetivos trazendo eles para as novas realidades

Conclusão

Integrar sistemas e processos, automatizar funções, podem alavancar o seu negócio, somente se a sua equipe estiver no mesmo barco que você. Não adianta comprar o melhor sistema se a sua equipe não está preparada tecnicamente nem emocionalmente para mudanças.

A parte mais difícil de se implementar é o capital humano. Ter uma equipe alinhada faz toda a diferença em momentos de transição, então seja transparente com seus colaboradores e venda bem todas as melhorias que as mudanças irão trazer e conquiste seu público interno.

A mudança acontece de dentro para fora!!

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